Virtualna poslovna asistenca deluje s pomočjo telefona, elektronske pošte in s pomočjo Skypa.

Naši naročniki, ki večinoma delajo v tujini, nam preko e-pošte posredujejo dela, ki morajo biti opravljena. Vsak naročnik ima ''svojo'' poslovno asistentko, s katero komunicira preko telefona ali spleta. Opravila poslovne asistentke so opravljena, glede na pooblastila, ki jih podjetnih prenese na poslovno asistentko. Prizadevamo si, da so opravila opravljena takoj oz. takoj, ko je opravilo možno izvesti.

Določena opravila poslovna asistentka lahko prenese na druge članice naše skupine, ki so za določeno področje specializirana (to velja predvsem za izdelavo spletnih strani, računovodske storitve in marketinški paket).

 

Preden vam določeno opravljeno nalogo posredujemo, je naloga pregledana vsaj iz strani dveh članic.

 

Sprejemanje nalog:

 

Delo lahko posredujete v obliki e-pošte, telefonskega klica, SMS sporočila ali Skypa.

 

Pregled pošte, priprava e-sporočil, sprejemanje klicev:

 

Za izvajanje teh operacij potrebujemo dostop ali preusmeritev vaše pošte na naš e-naslov. V kolikor, nimamo dovolj informacij potrebnih za kvaliteten odgovor, se z vami posvetujemo. Običajno vašo pošto zmanjšamo za 50%, saj jo ločujemo po pomembnosti.

 

Priprava e-sporočil, deluje po vaših navodilih in željah.

 

Sprejemanje klicev se izvaja s pomočjo preusmeritve vseh klicev na našo telefonsko številko. V času vaše nedosegljivosti, je za klice odgovorna vaša izbrana administratorka. Klice beležimo, se dogovorimo za povraten klic in vam jih posredujemo poreko e-pošte ali SMS sporočila.

 

Izdajanje računov:

 

račune izstavljamo s pomočjo računovodskega programa E-računi. V tem programu imamo vse izdane in prejete račune, , bančne izpiske, plače, potne naloge,...

 

Za doseganje ciljev izdajanja računov potrebujemo vaša pooblastila in dostop do bančnih izpiskov ali vašega elektronske banke.

 

Ko izstavimo račun vašim strankam ali kupcem, ga odpremimo kot pisemsko pošiljko, vam pa pošljemo kopijo računa po e-pošti. Za vsako opravljeno nalogo, prejmete potrdilo, da je naloga opravljena po e-pošti ali preko SMS-a.

 

Izvajanje plačilnega prometa:

Izvajanje plačilnega prometa je pogojeno z dostopom do vaše elektronske banke. Izvajamo izključno plačila, za katera prejmemo prejete račune in so v skladu s pogodbo in zakonodajo.

 

Arhiviranje dokumentacije:

V primeru zakupa paketa, ki vključuje arhiviranje dokumentacije, vam vso prejeto pošto pregledamo, vas obvestimo o nujnih dokumentih in vam jih po e-pošti posredujemo v pregled. Originalne dopise shranimo v rednike, ki so vam kadarkoli na voljo.

Priprava podatkov za računovodstvo:

Delno obdelavo podatkov v računovodskem programu pripravimo sami, knjiženje pa prevzema priznan računovodski servis. Za knjiženje in druge obdelave podatkov nam naročniki običajno posredujejo dostope do elektronske banke.